Die Agenda : kurz und knackig
Eine Videokonferenz erfordert eine mindestens genauso gute Vorbereitung wie eine „echte“ Konferenz – ein Drehbuch möglichst von der ersten bis zur letzten Minute. Eine vorab an alle Teilnehmenden versendete Agenda hilft, das Treffen kurz und knapp zu halten. Welches Thema, welche Tagesordnungspunkte stehen an ? Welche Entscheidungen müssen gefällt werden ? Wer ist zugeschaltet ? Überlassen Sie auch online nichts dem Zufall. Formulieren Sie ergänzend eigene Ziele, Gedanken und Fragen, die Sie während des Meetings behandeln möchten.
Optimale Verbindungen schaffen
Bevor Sie eine Videokonferenz starten oder an einer teilnehmen, prüfen Sie vorab in aller Ruhe die Technik und Software, die Sie verwenden werden. Ist die Internetverbindung stabil genug ? Gelangen Sie problemlos in den Online-Meeting-Raum ? Funktionieren Mikrofon und Kamera ? Stimmt das Licht ?
Ruhige Arbeitsatmosphäre
Schaffen Sie ein fokussiertes Umfeld. Vermeiden Sie Unterbrechungen und eliminieren Sie Nebengeräusche wie Straßenlärm. Schalten Sie Ihr Handy und den Ton eingehender Mails aus. Seien Sie pünktlich und wählen Sie sich besser zwei Minuten früher als zu spät ein. Lassen Sie niemanden warten. Wenn sich die Verspätung nicht vermeiden lässt, benachrichtigen Sie rechtzeitig Ihre Gesprächspartner.
Der erste Eindruck zählt – auch virtuell
Business as usual – dazu gehört auch der Kleidungsstil. Sie gehen immer gestylt ins Büro ? In Kostüm oder Anzug ? Oder tragen Sie auch geschäftlich Jeans und Sneakers ? Am besten behalten Sie Ihren Stil auch im Homeoffice während Videokonferenzen bei. Denn so verändert sich Ihre Wirkung auf die Kolleginnen und Kollegen oder die Kundinnen und Auftraggeber nicht. Und auch Sie selbst werden so agieren, wie Sie im Büro oder beim Außeneinsatz handeln.
Bitte aufräumen !
Räumen Sie Ihren virtuellen Schreibtisch vor dem Desktop-Sharing auf. Dasselbe gilt für den Bildhintergrund. Wer sein Zuhause zeigen will : Ein gut gefülltes Bücherregal wirkt immer besser als ein Wohnzimmer mit zerknüllten Decken und Kissen auf der Couch. Und wer keine Bücher hat : Eine weiße Wand bietet kaum Ablenkungspotenzial – es sei denn, das Licht aus dem Fenster blendet.
Die Stimmung ist entscheidend
Zur richtigen Vorbereitung gehört auch die richtige Einstellung : Sie können nur überzeugen, wenn Sie sich auf den Termin freuen. Bringen Sie sich deshalb in eine positive Stimmung und gehen Sie nicht gehetzt, sondern gut gelaunt und ausgeschlafen in die Sitzung.
Sich selbst im Spiegel anzulächeln, ist ein alter Trick zur Selbstmotivation. Schauen Sie, wie Ihre Kleidung sitzt. Wie wirken Sie ? Blicken Sie zu ernst ? Wenn Sie zuerst sich ein Lächeln ins Gesicht zaubern, klappt’s auch mit den anderen ! Der Vorteil an vielen Videotools : Sie können sich selbst aufnehmen und so Ihren Auftritt beobachten und verbessern. Überlegen Sie zuvor : Wohin richten Sie Ihren Blick ? Wie ist Ihre Körperhaltung ?
Nähe und Vertrauen
Versuchen Sie möglichst in die Kamera zu schauen. Vorteilhaft ist, wenn sie sich auf Augenhöhe befindet. Stellen Sie sich vor, Sie hätten Blickkontakt !
Der Ton macht die Musik…
… und damit ist nicht nur die Übertragungsqualität gemeint. Noch wichtiger als Ihr Bild ist Ihre Stimme online. Sie entscheidet wesentlich darüber, ob Sie sympathisch und vertrauensvoll wirken ; ob Ihre Botschaft überzeugend ist oder – durch kleine Zwischentöne – eher unsicher oder sogar zweifelnd wahrgenommen wird. Reden Sie deshalb langsam, aber nicht monoton. Vermeiden Sie vor allem genervte oder gar aggressive Untertöne.
Langweile nicht
Das wichtigste Gebot für Moderatorinnen und Moderatoren : Du sollst nicht langweilen ! Sobald nur kurz das Interesse nachlässt, schweifen die Gedanken der Teilnehmenden ab, und sie widmen sich parallel anderen Dingen. Auch die Chat-Funktion in Konferenz-Tools kann schnell zur Ablenkungsfalle werden. Aufmerksamkeit und auch Zuneigung erhalten Sie durch den gezielten Einsatz Ihrer Stimme, durch Humor sowie durch ernsthaftes Interesse an Ihrem Gegenüber : Fragen Sie nach ! Hören Sie bewusst zu ! Setzen Sie durch kluges Einbinden nicht nur sich, sondern auch die Teilnehmer Ihrer Videokonferenz ins beste Licht. Betonen Sie dabei auch mit mimischem und gestischem Einsatz körperliche Zugewandtheit.
