„Die E-Mail ist bei uns das wichtigste Kommunikationsmittel“, sagt Klaus Agsteiner, der einen Großhandel für Reinigung, Pflege und Hygiene mit knapp 100 Angestellten führt. Und weil die E-Mail so wichtig ist, würden Azubis schon in den ersten Tagen dazu angeleitet, wie sie richtig formuliert werden soll, was erlaubt ist und was nicht. „Abkürzungen wie LG finden in der Geschäftskorrespondenz bei uns nicht statt. Sie sind ein No-Go“, erklärt der Geschäftsführer der Firma Durner in Nürnberg. „Zudem schreiben wir auch, wenn wir dem Kunden etwas schicken, ein kurzes, höfliches Anschreiben dazu, mit einer angemessenen Anrede.“

Im Sinne einer guten internen Kommunikation schade es jedoch nicht, auch im Nachbarbüro oder einer anderen Abteilung persönlich vorzusprechen. „Dazu werden unsere Mitarbeiter auch angehalten“, so der Firmenchef.

Diese Haltung wird auch vom Kommunikationsexperten Klaus Schmidbauer unterstützt, der ein Zuviel an E-Mail-Kommunikation diagnostiziert, wodurch der persönliche Austausch zu kurz komme. Selbst Azubis würden mit E-Mails überflutet, die sie nicht mehr sichten können, darunter Nachrichten, in denen ganze Abteilungen in CC oder BCC genommen werden.

Messenger statt E-Mail

Deshalb setzen einige Unternehmen inzwischen nicht mehr auf E-Mails, sondern greifen auf Messenger-Dienste zurück, darunter die Software „Teams“. „Besonders Start-Ups und junge Unternehmen wickeln ganze Projekte damit ab“, weiß Schmidbauer. Aber auch hier rät der Experte, den persönlichen Kontakt nicht ganz aus den Augen zu verlieren.

„Manches kommt schriftlich falsch an“, sagt Durner-Chef Klaus Agsteiner. „Damit es keine Missverständnisse gibt, sollte man heiklere Sachen in einem persönlichen Gespräch klären.“

Tipps für eine bessere Kommunikation

von Klaus Schmidbauer

Einfach kommunizieren

Vieles, was in E-Mails steht, ist kompliziert formuliert und voller Nebensätze. Bei der Flut von Nachrichten täglich im Postfach ist es wichtig, sich einfach auszudrücken, damit der Mitarbeiter das Geschriebene auf Anhieb versteht und die Botschaft in kurzer Zeit erfassen kann.

Emotional kommunizieren

Eine E-Mail muss eine klare Botschaft enthalten. Doch das Gehirn arbeitet emotional und kann daher auch emotional gefärbte Botschaften leichter verarbeiten. Das gilt vor allem für die Botschaften an Kunden. Zuviel sollte es allerdings nicht sein, sondern die berühmte Prise Salz in der Suppe.

Mit Bildern kommunizieren

Ein Bild wird sieben Mal so gut verarbeitet wie ein Text. Maßvoll kann man daher in Nachrichten Bilder einbauen, wo es Sinn macht.

Sozial konsistent kommunizieren

Nicht selten drehen sich Unternehmen plötzlich um 180 Grad bei der Kommunikationsstrategie. Dadurch wird Misstrauen erzeugt, und das Unternehmen ist nicht mehr so glaubwürdig nach außen.